Воронка и четыре смарт-процесса
Собрали основную воронку поставки топлива и отдельные реестры для договоров, приложений, ТТН и ЖД-накладных с автоматической связкой документов.
Кейс / Битрикс24 / Документооборот
КоРег: автоматизация торговли нефтепродуктами от заявки до отгрузки.
Это кейс про тяжелый документооборот, где ошибка стоит времени, денег и проблем на проверках. Нужно было не просто автоматизировать заявку, а собрать весь цикл поставки в один прозрачный контур.
Где были потери
Контекст задачи
У поставщика нефти и нефтепродуктов договоры, приложения, заявки на отгрузку, ТТН и железнодорожные накладные жили в разрозненных системах. Из-за этого сотрудники вручную собирали документы, теряли связи между ними и тратили время на повторные проверки.
- Нужно было связать продажи, производство и документооборот в одном рабочем маршруте.
- Для новых и действующих клиентов требовались разные сценарии договора, приложения, счета и заявок на отгрузку.
- Система должна была выдерживать налоговые проверки, историю изменений и разграничение доступа по ролям.
Что собрали
Архитектура решения
Персонализированные формы и задачи
Клиенты получают ссылки на формы по типу транспортировки, а юристы, бухгалтерия, производство и менеджеры автоматически получают свои задачи на каждом этапе.
Документы и отгрузка без ручной склейки
Договоры, приложения, счета, заявки на производство и закрывающие документы формируются из CRM-данных и связываются с клиентом и заявкой.
Контроль аудита и отчетности
Настроили права доступа, историю изменений и экспорт PDF-пакетов, чтобы бизнес был готов к проверкам и спорным ситуациям.
Что получил бизнес
Результат после запуска
- Время от заявки до отгрузки сократилось в 3 раза за счет автоматизации этапов и документов.
- Ручное заполнение ключевых документов почти исчезло, а опечатки и потери файлов ушли из повседневной работы.
- Команда видит статус каждой заявки и историю документооборота в одном месте.
- Компания получила контур, который можно расширять под новые виды продукции без полной перестройки процесса.
Подтвержденные факты